Christian Jäger
 - 10. September 2020

Flottenmanagement – digitale Lösungen für Ihren Fuhrpark

Flottenmanagement Je nach der Größe eines Unternehmens variiert auch die Größe der Flotte: von ein paar Wagen bis zu einem ganzen Fuhrpark mit mehreren hundert Wagen. Die wichtigste Aufgabe stellt dabei die Organisation der Fahrzeuge dar. Hierunter fallen weitere Aufgaben wie die Organisation von Daten wie Tankquittungen, Fahrtenbüchern und Reparaturbelegen. Wenn außerdem ein Wagen ausfällt, müssen Unternehmen mit Ausfallkosten rechnen und schnell einen Ersatz finden.

Dies und viel mehr regelt das Flottenmanagement eines Unternehmens. Wie ein digitales Flottenmanagement Ihnen unter die Arme greifen kann, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Was ist unter einem Flottenmanagement zu verstehen?

Die Flotte bzw. der Fuhrpark beschreibt die Gesamtheit aller Fahrzeuge eines Unternehmens. Neben PKW und LKW zählen darunter auch bspw. alle Gabelstapler im Lager. Es werden also alle Fahrzeuge unter dem Flottenmanagement verwaltet, die für den Transport von Gütern oder Personen eingesetzt werden.

Unser E-Book zum Thema Digitale Zukunft im Kundenservice und Vertrieb

E-Book: Digitale Zukunft im Kundenservice & Vertrieb

Erfahren Sie, wie Sie die Sales- und Service Cloud von Salesforce gewinnbringend in den Arbeitsalltag von Vertrieb und Kundenservice integrieren.

Unter einem Flottenmanagement oder auch Fuhrparkmanagement ist die Verwaltung eines Fuhrparks zu verstehen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß das Unternehmen und dessen Anzahl an Fahrzeugen ist, denn auch eine geringe Anzahl an Wagen muss verwaltet werden. Das Management versucht, alle Ressourcen und Leistungen bestmöglich einzusetzen, um den Fuhrpark effizient und vor allem kostengünstig zu gestalten.

Flottenmanagement

Abbildung 1: Das Flottenmanagement kümmert sich um die Verwaltung der Geschäftsfahrzeuge.

Die Aufgaben eines Flottenmanagements sind vielfältig: neben der Fuhrparkverwaltung werden Touren und Routen geplant, Reparaturen organisiert und es wird auch ein Auge auf das Zeitmanagement des Fahrers geworfen. Zudem müssen die Disponenten sowie Aufträge gemanagt werden. Für das Fuhrparkmanagement ist entweder eine ganze Abteilung oder ein einzelner Mitarbeiter zuständig. Manche Unternehmen lassen sogar einen externen Dienstleister den Fuhrpark managen.

So funktioniert ein digitales Fuhrparkmanagement

Damit sich Ihre Mitarbeiter auf ihre Hauptaufgaben konzentrieren können, lohnt es sich, Ihr Flottenmanagement zu automatisieren. Aufgaben wie Fahrzeugbeschaffung und -steuerung können vereinfacht über eine Software bearbeitet werden. Es werden außerdem weitere Prozesse optimiert und an Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst.

Zu den Zielen eines digitalen, systematischen Fuhrparks gehören die Entlastung der Disposition, die Optimierung der Wegstreckenplanung sowie die Prozessoptimierung und Kostensenkung.

Datenverwaltung

Das digitale Flottenmanagement beschreibt eine Software, die Ihre Daten rund um den Fuhrpark analysiert, um Prozesse zu optimieren und automatisieren. Sie erhalten Berichte über alle Informationen, die Sie benötigen. Bspw. über alle Ausgaben, die mit Ihrem Fuhrpark verbunden sind, wie die Kraftstoffnachweise.

 

Flottenmanagement

Abbildung 2: Mit einem Flottenmanagement verwalten Sie Ihre Daten rund um Ihren Fuhrpark an einem Ort.

Somit haben Sie kein Papierchaos mehr, sondern erhalten eine Übersicht über alle wichtigen Informationen mit nur einem Klick auf Ihrem gewählten Endgerät. Diese Informationen können für ein besseres Verständnis auch visualisiert werden, z. B. mit Diagrammen. Für mehr Organisation erhalten Sie zudem Erinnerungen zu wichtigen Terminen wie bspw. für eine Reparatur.

GPS-Sender

Eine Technologie, die in digitalen Fuhrparkmanagements verwendet wird, sind GPS-Sender, die an den Wagen angebracht sind. Der GPS-Sender eines Fahrzeugs sendet Signale, wodurch der Disponent den Wagen genauestens nachverfolgen kann. Somit ist er in der Lage, die Fahrzeuge und Routen besser aufeinander abzustimmen. Außerdem sind Sie zu jeder Zeit über den Standort der Wagen informiert. Für bestimmte Zeiträume lassen sich auch Streckennachweise als Berichte wie Fahrtenbücher erstellen, sodass Sie diese nicht mehr schriftlich erfassen müssen und dadurch Zeit einsparen.

Big Data

Da ein Flottenmanagement mit einer großen Datenmenge arbeitet, wird oftmals eine Big-Data-Technologie verwendet, um die Potenziale der Daten voll auszunutzen und Abhängigkeiten zu finden. So kann die Software Ihre Prozesse optimieren und automatisieren, selbst wenn Sie neue Wagen zu Ihrem Fuhrpark hinzufügen oder alte entfernen.

Die Vorteile eines digitalen Flottenmanagements

Bei den verwendeten Technologien entsteht eine große Menge an Daten. Hier ist es wichtig, dass diese Daten transparent sind, weil sie immer verfügbar sein müssen, damit Technologien wie Big Data oder GPS-Sender funktionieren können. So garantieren Sie einen Überblick und eine systematische Organisation.

Außerdem erlaubt ein solches System eine Schnittstellen-Anbindung für viele Systemarten wie SAP oder Tankdaten, wodurch Sie einen zentralen Speicherort Ihrer großen Datenmenge erhalten. Aufgaben wie die Führerscheinkontrolle werden automatisiert, sodass Sie Zeit einsparen können. Zudem können Außendienstmitarbeiter ein digitales Fahrtenbuch führen, damit sichergestellt wird, dass sie ihre Arbeitszeiten einhalten.

Neben der Effizienz- und Produktivitätssteigerung profitieren Sie von einer Kostensenkung. Außerdem können Sie mit einer Technologie wie einem GPS-System die Fahrzeuge besser schützen, da Sie zu jeder Zeit über deren Standort Bescheid wissen – ob im In- oder Ausland.

Wie Sie den Datenschutz garantieren

Bei der Verwaltung eines Fuhrparks müssen Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie mit den digitalen Daten umgehen. Sie müssen entscheiden, welche Daten Sie speichern und verarbeiten dürfen. Damit Sie den Schutz aller Daten sicherstellen können, muss sich Ihr Fuhrparkmanagement an die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) halten.

Die EU-DSGVO gibt Unternehmen Regeln und Pflichten für den Umgang mit Daten vor. Unter anderem sollen datenschutzrechtliche Risiken durch Prozess- und Technikgestaltung vermieden werden. Z. B. ist ein Löschkonzept für die Daten in Navigationssystemen erforderlich.

Die Anpassung der IT-Systeme Ihres Fuhrparks an die Vorgaben der DSGVO erfolgt in folgenden drei Schritten:

  1. In dem ersten Schritt analysieren Sie den Ist-Zustand der Datenverarbeitung und erfassen die relevanten Prozesse.
  2. Der zweite Schritt beschreibt den Vergleich zwischen dem Soll- und dem Ist-Zustand, mit Blick auf die Vorgaben der DSGVO. Dieser Schritt wird auch GAP-Analyse genannt, da der Unterschied zwischen den Zuständen analysiert wird.
  3. Im letzten Schritt werden die neuen Vorgaben entsprechend der DSGVO umgesetzt und alle verantwortlichen Mitarbeiter werden passend geschult. Hierunter fällt z. B. die Archivierung und automatische Datenlöschung.

Fazit

Das Fuhrparkmanagement sorgt dafür, dass es nicht zu unnötigen Kosten kommt und Sie so Einsparpotenziale voll ausnutzen können. Dafür untersucht ein digitales Flottenmanagement Prozesse wie die Überwachung der Kfz-Kosten und optimiert diese, um Ihnen eine ständig verbesserte Verwaltung garantieren zu können. Aufgaben wie die Führerscheinkontrolle werden automatisiert und durch eingebaute GPS-Sender wissen Sie zu jeder Zeit Bescheid, wann welcher Wagen wo ist. Alle wichtigen Daten zu den Fahrzeugen sammeln Sie nicht mehr in Papierform, sondern erhalten einen elektronischen Überblick über alle Daten auf Ihren stationären oder mobilen Endgeräten. So organisieren Sie Ihre Flotten kostenbewusst und effektiv.

Haben Sie Fragen zum digitalen Flottenmanagement? Dann besprechen Sie diese gerne mit mir. Ich freue mich auf den Kontakt!

FAQ

Was ist unter Flottenmanagement zu verstehen?

Die Flotte, oder auch Fuhrpark genannt, beschreibt die Gesamtheit aller Fahrzeuge eines Unternehmens. Neben PKW und LKW zählen darunter auch beispielsweise alle Gabelstapler im Lager. Es werden also alle Fahrzeuge eines Unternehmens unter dem Flottenmanagement verwaltet.

Welche Aufgaben zählen zu dem Flottenmanagement?

Die Aufgaben eines Flottenmanagements sind vielfältig: neben der Fuhrparkverwaltung werden Touren und Routen geplant, Reparaturen organisiert und es wird auch ein Auge auf das Zeitmanagements des Fahrers geworfen.

Wie funktioniert ein digitales Fuhrparkmanagement?

Um Mitarbeiter zu entlasten sollte das Flottenmanagement automatisiert werden. Prozesse, wie zum Beispiel Fahrzeugbeschaffung, können somit optimiert und effizienter gestaltet werden. Ziel der Automatisierung, durch ein digitales, systematisches Fuhrparksystems, ist die Entlastung der Disposition, die Optimierung der Wegstreckenplanung sowie die Prozessoptimierung und Kostensenkung.

Welche Vorteile bietet ein digitales Flottenmanagement?

Neben der Effizienz- und Produktivitätssteigerung profitieren Sie von einer Kostensenkung. Außerdem können Sie mit einer Technologie wie einem GPS-System die Fahrzeuge besser schützen, da Sie zu jeder Zeit über deren Standort Bescheid wissen.

Christian Jäger

Christian Jäger

Jeden Tag besser werden - daraus ziehe ich eine große Motivation. Ich brenne dafür, neue Strategien und Technologien kennen zu lernen und Projekte zum Erfolg zu führen. Das Wissen, welches ich jeden Tag erlange, gebe ich mit Begeisterung an andere Menschen weiter.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich!


Das könnte Sie auch interessieren

Mit Fahrzeugen zur Arbeit fliegen oder in Autos einsteigen, die sich ohne Fahrer auf den Straßen bewegen? Solche Science-Fiction-Vorstellungen rund um die Mobilität der Zukunft existieren bereits seit Jahrzehnten. Doch wie kann unsere zukünftige Fortbewegung in Wirklichkeit aussehen? Dieser Beitrag […]

weiterlesen

Durch die Energiewende kommen immer mehr Technologien auf, die eine tragende Rolle bei der Weiterentwicklung unserer Energieversorgung spielen. Eine dieser Technologien stellt das Internet der Dinge (auch Internet of Things oder kurz: IoT) dar. IoT beschreibt eine Technologie, bei der […]

weiterlesen

Der Energiesektor unterliegt momentan dem größten Wandel seit der Elektrifizierung. Der Grund dafür ist die Digitalisierung: Klassische Energieversorgungsunternehmen (EVU) verwandeln sich in digitale Dienstleistungsunternehmen und werden damit zur sogenannten Utility 4.0. Energiemarkt und Informationstechnologie verschmelzen zunehmend miteinander. Wer nicht mithält, […]

weiterlesen

Schreiben Sie einen Kommentar

Bitte füllen Sie alle mit * gekennzeichneten Felder aus. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.





Angebot anfordern
Expert Session